Støt Bliv frivillig

De frivillige

Rekruttering, introduktion og fastholdelse

 

Rekruttering kan foregå ad mange veje. Man kan f.eks. prøve at få en mail om projektet sendt ud på lokale uddannelsessteder, hænge opslag op og dele flyers ud, skrive om det på Facebook, prøve at få en artikel i lokalavisen, eller aktivere det store private netværk, vi til sammen har til rådighed. Det er også oplagt at bruge de interne kommunikationsveje vi har i DFUNK, dvs. få sekretariatet til at skrive om det i nyhedsbrevet og på hjemmesiden, eller man kan selv sende en mail ud til medlemmerne i regionen.

Man skal være opmærksom på, at der er mange passive medlemmer i DFUNK, der bare sidder og venter på at blive mobiliseret. Når der behøves flere frivillige, er det derfor oplagt at sende en mail med en opfordring ud til dem.  I sekretariatets medlemsregister har vi alle dem registreret, der har betalt kontingent indenfor det seneste år. I kan altid få os til at sende en opdateret liste over medlemmerne i jeres region. Derudover har I sikkert selv en liste over frivillige, der endnu ikke har betalt kontingent, som I også kan prøve at mobilisere nye fra.

Hvor og hvordan man rekrutterer, afhænger af hvilken type frivillige, man har brug for. For at afklare det, kan man benytte sig af de 5 frivilligtyper, vi har formuleret.

De 5 frivilligtyper:

  • Kernefrivillige (bestyrelsesmedlemmer, aktivitetsansvarlige)
  • Projekt- og eventmagerne (vil gerne realisere deres egne idéer)
  • De faste (vil gerne deltage i en fast aktivitet)
  • Projektfrivillige (vil gerne være med i et specifikt projekt)
  • Eventfrivillige (vil gerne deltage i et specifikt event)

I kursushæftet fra vores kurser om frivilligkoordinering er meget af dette beskrevet ved hjælp af de redskaber, vores eksterne konsulenter i IngerFair har udviklet. Så den er nyttig at læse for alle organisatorisk interesserede i regionsforeningen. I hæftet skelnes imellem rekruttering og mobilisering af frivillige. Rekruttering er at etablere den første kontakt til nye frivillige, f.eks. at få dem ind til et intromøde. Mobilisering er at få dem til at påtage sig de konkrete opgaver og blive en del af aktiviteten. 

Introduktion af nye frivillige

Rekruttering og mobilisering af nye frivillige er en væsentlig del af at køre nye aktiviteter i gang. Men selv hvis man ikke har planer om nye aktiviteter, er det vigtigt, at man løbende kan tiltrække og indoptage nye aktive medlemmer. Både regionsforeningerne og landsforeningen arbejder løbende på at synliggøre DFUNKs arbejde, og bl.a. derfor oplever vi, at mange frivillige kommer til os helt af sig selv. Det afgørende er så, at de får en god introduktion, når de kommer.

Nye frivillige har brug for introduktion på to niveauer: 1.) en generel introduktion til regionsforeningen og til DFUNK, 2.) en introduktion til den specifikke aktivitet, de skal være en del af. I mange tilfælde er det første en forudsætning for det andet, fordi det først er ved den generelle introduktion, at den nye frivillige finder ud af, hvilke konkrete aktiviteter, der er mulighed for at deltage i.   

Den generelle introduktion vil det oplagt være bestyrelsens opgave at tage sig af. Nogle steder sker det ved, at man før hvert fællesmøde har en halv time, hvor man byder nye velkommne og videregiver de vigtigste informationer. Vi anbefaler, at bestyrelsen vælger en eller to i blandt sig, der har særligt ansvar for den opgave. Derudover er det vigtigt, at der er en kontaktperson for nye frivillige, der tager imod mail-henvendelser og som også er parat til at tage en telefonsamtale med interesserede, hvis der er for længe til det næste fællesmøde, eller hvis der er akut brug for nye frivillige.

Forventninger til frivillige

Introduktionen til selve aktiviteten står den (eller de) aktivitetsansvarlige (koordinatorer, tovholdere) for. Her handler det om at sørge for, at den nye bliver sat godt ind i, hvordan arbejdet er organiseret, hvilke forventninger der er til ham/hende, og hvor der er hjælp at hente. Det er vigtigt at den/de aktivitetsansvarlige – eller helst gruppen i fællesskab – har gjort sig klart, hvilke forventninger, der er til deltagerne i aktiviteten.

I DFUNK har vi indtil nu valgt ikke at have en fast ’frivilligkontrakt’, som nye frivillige skal underskrive. Vi foretrækker en friere form. Men det betyder absolut ikke, at der ikke skal være forventninger til de frivillige – f.eks. forventninger til hvor ofte man skal deltage, hvor meget ansvar man skal tage og hvordan man kommunikerer med de andre. Man skal huske, at klare forventninger signalerer, at vi vil noget med vores arbejde, og derfor som regel virker motiverende for de medvirkende. Det er de aktivitetsansvarliges opgave at formulere forventningerne – evt. i samarbejde med bestyrelsen - og at afvise frivillige, hvis de ikke kan leve op til dem. Man er dog altid velkommen til at søge støtte hos regionsformanden eller sekretariatet, hvis man havner i den situation.

I enkelte tilfælde kan der være brug for at formulere særlige regler, bl.a. for kontakten med ’brugerne’ af aktiviteterne. I de få aktiviteter, hvor vi har med børn under 15 år at gøre, skal der f.eks. indhentes børneattester fra de frivillige. Et andet særligt område, er vores Fritid for Flygtninge-aktiviteter på asylcentrene. De asylansøgere, vi arbejder med der, befinder sig i en meget vanskelig situation, og kan derfor i nogle tilfælde være en særlig udfordring at arbejde med. Derfor forventer vi, at de frivillige, der skal arbejde på asylcentrene, får et introkursus eller på anden måde bliver klædt på til opgaven af personalet på asylcentret. 

I vores Ung-til-Ung-grupper (med unge flygtninge over 15), har vi bevidst valgt ikke at opstille faste regler for kontakten. Vi vil gerne have, at Ung-til-ung-gruppen er et åbent og ligeværdigt forum, hvor relationerne imellem flygtninge og frivillige kan udvikle sig frit. Men da unge flygtninge kan være en sårbar gruppe, er det vigtigt, at de frivillige er opmærksomme på både flygtningenes og deres egne grænser, og evt. opstiller regler efter behov. Hvis man som frivillig har brug for at markere en grænse, skal man vide, at man har fuld opbakning til det fra DFUNKs side. Man kan altid kontakte sekretariatet, hvis man havner i en vanskelig situation og om nødvendigt også få professionel hjælp fra en supervisor.


Fastholdelse af frivillige

Vores stærkeste middel til at fastholde frivillige er at give dem mulighed for at deltage i meningsfulde aktiviteter, hvor det er tydeligt hvad gavnen af arbejdet er, og hvor de kan få lov til at tage ansvar og udvikle deres evner. Som ansvarlig for en aktivitet er det helt essentielt, at man er opmærksom på de andre frivilliges motivation, og hvordan man kan pleje den ved at gøre op og synliggøre værdien af det arbejde, de gør. Vi har med jævne mellemrum kurser, der bl.a. handler om motivering af frivillige, og konsulenterne kan løbende hjælpe koordinatorer og bestyrelsesmedlemmer med at blive dygtigere til denne opgave.

En meget motiverende ting er at få ansvar og mulighed for sætte sit præg på aktiviteterne. Derfor er det en vigtig opgave for både bestyrelsesmedlemmer og aktivitetsansvarlige at være opmærksomme på, hvordan engagerede medlemmer kan gives mere ansvar. Det gælder om at skabe en stadig bevægelse af frivillige kræfter ind mod kernen af gruppen eller foreningen. På den måde kan man skabe flere kernefrivillige (jf. de 5 frivilligtyper), hvilket giver en mere stabil forening med mulighed for mange velorganiserede aktiviteter.

Samtidig kan vi gøre meget for at fastholde vores frivillige ved at have nogle gode tilbud til dem. I regionsforeningen vil det især være fællesarrangementerne, man kan bruge til at fastholde medlemmerne og motivere dem til arbejdet. Men dertil kommer de tilbud, der gælder generelt for medlemmer af DFUNK. Dem skal man bruge til at gøre det ekstra attraktivt at være med. 

DFUNKs tilbud til medlemmerne:

  • Kurser og andre arrangementer
  • Månedligt nyhedsbrev
  • Forsikring under det frivillige arbejde (ansvar og ulykke)
  • Dækning af transportudgifter
  • En skriftlig udtalelse om indsatsen
  • Og vigtigst: Mulighed for at gøre en forskel, møde en masse spændende mennesker, få ansvar og udvikle sine evner

Bemærk at tilbudene kun gælder for de medlemmer af DFUNK, dvs. dem der har betalt kontingent. Det er én grund til, at I skal huske jeres frivillige på, at de skal gå ind på dfunk.dk og melde sig ind. En anden grund er, at antallet af betalende medlemmer er afgørende for, hvor mange penge DFUNK kan få i driftstøtte og dermed, om vi kan køre et sekretariat og alle de basale funktioner organisationen har brug for. For hvert medlemskab modtager DFUNK ca. 1000 kr. i støtte. Derfor er det meget vigtigt, at I bidrager til at få så mange som muligt til at melde sig ind. I princippet forventes det, at alle der er aktive i DFUNK, også er medlemmer. I praksis vil der naturligvis altid være en del, der ikke får sig meldt ind, men vi må alle arbejde på at gøre det tal så lille som muligt.

Foruden de medlemmer/frivillige der er aktive i lokale eller regionale aktiviteter, kan der være mange andre medlemmer i jeres region. Folk der fx har meldt sig ind for at være med i en enkelt aktivitet – typisk Roskilde Festival – eller for at vise deres sympati med vores sag. Det er vigtigt, at I også ser dem som medlemmer i jeres region, og inviterer dem til alle fællesmøder og andre åbne arrangementer. På den måde giver I dem en mulighed for at lære mere om DFUNKs arbejde og evt. selv deltage mere aktivt.