Støt Bliv frivillig

Arbejdet i bestyrelsen

 

Her kan du læse mere om arbejdet i bestyrelsen og regionsforeningens opgaver.

Regionsbestyrelsens opgaver fordeler sig på fire hovedområder: 1.) det foreningsmæssige, 2.) det strategiske arbejde med at udvikle og koordinere aktiviteter, 3.) arbejdet med at skabe fællesskab og samarbejde imellem medlemmerne i regionen og 4.) ekstern kommunikation og samarbejde. Det sidste kommer vi ind på i afsnittet på siden PR og samarbejde, så afsnittet her handler primært om de tre første punkter.

Det foreningsmæssige

Det er nødvendigt at have styr på de formelle ting ved at være en forening – vedtægterne skal følges, der skal holdes de rigtige møder, der skal tages referat, regnskabet skal være i orden osv. Men det skal ikke fylde for meget. Formaliteterne må ikke komme til at tage for meget af opmærksomheden fra det, det egentlig handler om, nemlig det praktiske arbejde derude. Så her vil vi fokusere på det centrale.

At være en forening er først og fremmest en metode til at sikre, at de, der tager beslutningerne, har legitimitet til det, og at alle, der gerne vil være med til at præge foreningen, har mulighed for at komme til orde. Det er det, der sker ved den årlige generalforsamling og ved de løbende fællesmøder. Jeres vedtægter beskriver nærmere, hvilke krav der er til det.

Bestyrelsens opgaver ifølge vedtægterne:

  • At stå for regionsforeningens daglige drift
  • At tegne foreningen udadtil
  • Koordinering af foreningens aktiviteter
  • At holde styr på foreningens økonomi
  • Intern og ekstern kommunikation
  • Indkaldelse til generalforsamling og fællesmøder
  • Kontakt til landforeningens bestyrelse

Vedtægterne er foreningens ”grundlov”, så det er vigtigt at I kender og husker at følge dem. Men vedtægter er også noget, der kan ændres, hvis de ikke længere passer til virkeligheden. Derfor er det naturligt, at bestyrelsen inden hver generalforsamling kigger på, om der er noget der skal laves om, og fremsætter eventuelle ændringsforslag på generalforsamlingen. Man skal blot sikre, at ændringerne ikke er i uoverensstemmelse med landsforeningens vedtægter. 

I kraft af foreningsdemokratiet har bestyrelsen ret til at træffe og gennemføre beslutninger på foreningens vegne. Og de øvrige medlemmer ved, at de kan få indflydelse på foreningen igennem de bestyrelsesmedlemmer, de vælger. Det er måske ikke altid sådan, at alle medlemmer viser stor interesse for det foreningsmæssige. Men efterhånden som foreningen vokser og får flere aktiviteter, vil det typisk blive mere væsentligt at have foreningsstrukturen på plads.  

I de fleste af DFUNKs regionsforeninger vælger bestyrelsen selv, hvem der skal være formand og kasserer – i nogle tilfælde også en næstformand. Formanden har det overordnede ansvar for, at det foreningsmæssige er i orden, men det er altid en god idé at fordele ansvaret. F.eks. kan man vælge en sekretær, der står for at møderne bliver afholdt rigtigt.

Bestyrelsesmedlemmerne som ledere

Hvad er det, der afgør, om arbejdet i en regionsforening fungerer godt? Helt overordnet kan man sige, at det er en kombination af at have de rigtige aktiviteter, en god organisering, et stærk fællesskab og interessante udfoldelsesmuligheder for medlemmerne.

Hvad skaber en god regionsforening:

  • Meningsfulde aktiviteter
  • God organisering – dvs. klarhed om hvem der gør hvad
  • Fællesskab – både i den enkelte aktivitet og som en del af noget større
  • Mulighed for at lære noget og udvikle sig som frivillig
  • Mulighed for at påvirke arbejdet og organisationen
  • Bevidsthed om hvorfor vores arbejde er vigtigt

Alt dette kan I være med til at sikre - med løbende støtte fra sekretariatet og landsforeningen. Som bestyrelsesmedlemmer skal I se hinanden som en slags ledere, der har til opgave at skabe de rammer, der gør de andres frivillige arbejde så frugtbart som muligt. Mens de frivillige i aktiviteterne har fokus på den enkelte aktivitet, skal bestyrelsen have overblikket og forholde sig strategisk til, hvilke aktiviteter, der er brug for, og hvad de har brug for for at lykkes.

Det er meget værdifuldt, hvis de enkelte aktiviteter i regionen har en høj grad af selvstændighed, og de aktivitetsansvarlige påtager sig en høj grad af lederskab. Så er det bestyrelsens opgave at bakke op og sikre sammenhængen. Det er en god idé, hvis hvert af bestyrelsesmedlemmerne fungerer som kontaktperson for en aktivitet. Kontaktpersonen har så til opgave at fungere som sparringspartner for den aktivitetsansvarlige og at holde bestyrelsen orienteret om aktiviteten.

I nogle tilfælde kan bestyrelsesmedlemmerne selv fungere som aktivitetsansvarlige. Men husk: Det er altid klogt at fordele lederansvaret i foreningen, så der kan komme flere frivillige til, der er parat til at tage ansvar. Hav derfor altid kig på, om der er andre frivillige end bestyrelsesmedlemmerne, der kan tage ansvar for det konkrete arbejde

Udvikling og prioritering af aktiviteter

I DFUNK har vi en god tradition for at nye aktiviteter opstår nedefra. Det er en kvalitet, at man som menigt medlem har mulighed for at komme med nye idéer og at føre dem ud i livet, hvis der er interesse for dem blandt de andre medlemmer. Det finder man oplagt ud af på et fællesmøde. Men det er vigtigt at bestyrelsen husker deres ret og pligt til at lægge den overordnede linje i regionsforeningen. Bestyrelsen kan selv udvikle nye aktiviteter, som den synes at der er brug for i regionen. Og den kan sortere i de idéer, der kommer ind på fællesmøder eller andre steder, hvis de ikke passer ind i den overordnede linje.

Når man tager stilling til hvilke aktiviteter, der skal være i regionen, kan man gøre det ud fra nogle enkle kriterier.

Kriterier for prioritering af aktiviteter:

  • Hvordan bidrager de til at opfylde DFUNKs formål?
  • Hvad gør størst gavn for vores målgruppe?
  • Kan aktiviteten samle og motivere frivillige?
  • Er det realistisk at aktiviteten kan blive stabil (hvis der ikke er tale om et kortvarigt projekt eller event)?
  • Kan den finansieres (hvis den koster noget)?
  • Passer den godt til regionsforeningens profil?
  • Er der nogen, der vil tage ansvar for den?

Når bestyrelsen beslutter sig for at starte en ny aktivitet, er det vigtigt at der lægges en plan for, hvordan den skal blive til virkelighed. Hvem har ansvaret?, hvordan vil man rekruttere?, hvilken type frivillige har man brug for? hvordan skal aktiviteten kommunikeres?, hvordan får man kontakt til en evt. målgruppe?, hvad er tidsplanen? Alt dette skal bestyrelsen sikre sig, at der er styr på, også hvis det er nogen udenfor bestyrelsen, der tager initiativet. Mere om det i afsnittet på siden Aktiviteter.

Når man udvikler nye aktiviteter, skal man hele tiden huske på, at de, der finder på og sætter i gang, ikke behøver at være de samme som dem, der skal gennemføre aktiviteterne. Derfor behøver man ikke lade sig at begrænse af, om de nuværende frivillige har tid og lyst til at løfte et nyt projekt. Det gælder om at vurdere, om man vil kunne finde andre, der vil være med, og så formulere idéen, rammerne og de konkrete opgaver så klart, at det bliver interessant og nemt for nye frivillige at engagere sig.

Det er som sagt vigtigt, at I som bestyrelse prioriterer, hvilke aktiviteter der skal være i regionen, så I ikke gaber over for meget eller bruger kræfterne på de forkerte projekter. Men samtidig er det meget værdifuldt, hvis DFUNK kan være et sted, hvor man kan være kreativ og hvor nye idéer og projekter kan blive til. Hvis I har nogle gode projektmagere i regionen, og hvis I mener, at der er kapacitet til det i regionsforeningen, kan I derfor godt opmuntre til at udvikle nye idéer. På sekretariatet vil vi meget gerne hjælpe i udviklingen af nye projekter, så de kan blive så gode som muligt. Så kontakt os, hvis I har en ny idé til en aktivitet. Måske vi også kan hjælpe med at finde fundraisingmuligheder (jf. afsnit på siden Økonomi og fundraising.

Fællesskab og sammenhæng

Bestyrelsen har forskellige redskaber til at fremme fællesskabet i regionsforeningen. Det drejer sig først og fremmest om at holde nogle gode fællesmøder eller arrangementer, hvor medlemmerne kan møde andre end dem, de møder i selve aktiviteten.

Formål med fællesmøder:

  • At informere medlemmerne om, hvad der sker i regionsforeningen og DFUNK iøvrigt
  • At diskutere regionsforeningens anliggender
  • At koordinere imellem aktiviteterne
  • At fordele frivillige på aktiviteterne
  • At give medlemmerne inspiration og fagligt input – f.eks. ved inviterede oplægsholdere
  • At udvikle nye aktiviteter i fællesskab
  • Hygge og generel netværksdannelse

For at gøre det attraktivt for medlemmerne at komme til fællesmøderne, kan det være en god idé at kombinere selve mødet med et fagligt oplæg, der kan give inspiration til arbejdet, eller med fællesspisning og andre hyggeelementer. På den måde styrker i kvaliteten i arbejdet og skaber flere muligheder for at folk kan lære hinanden at kende. Man kan også arrangere temaarrangementer eller rent sociale ting ved siden af fællesmøderne. 

Det er naturligt at fællesmøder finder sted i de store byer, hvor der er mange aktive medlemmer. Men det er vigtigt at fællesmøderne også bliver brugt af de medlemmer, der kommer fra andre steder i regionen. Det er netop disse DFUNKere, der har mest brug for denne mulighed for at mødes med de andre på tværs af de lokale grupper.

Ved siden af fællesmøderne er det relevant at overveje en form for skriftlig kommunikation, f.eks. nyhedsmail eller anden løbende information om de aktiviteter, der finder sted. Her er Facebook også en oplagt mulighed. Ved at have megen aktivitet på regionsforeningens Facebook-gruppe kan man både binde medlemmerne sammen imellem møderne, og man kan give interesserede en nem mulighed for at komme ind i fællesskabet.