Støt Bliv frivillig

Aktiviteterne

 

Hvordan aktiviteter etableres, genetableres og løbende styres i regionsforeningen, kan du læse om i det følgende.

Det er som sagt en stor fordel, hvis regionsforeningens aktiviteter eller projekter er selvkørende. Dvs. at de frivillige, der står for aktiviteten, selv tager ansvar for at rammerne omkring aktiviteten er i orden, at der er de frivillige, der skal bruges, og at de frivillige bliver ordentligt introduceret til arbejdet. Det kan oplagt være et ansvar to frivillige (koordinatorer) deles om. Hvis de har styr på det, skal bestyrelsen bare understøtte aktiviteterne f.eks. ved at sørge for nogle gode fællesarrangementer og ved at tiltrække nye frivillige til foreningen.

Etablering og genetablering af aktiviteter

Når en aktivitet skal startes, er der en række ting, som det er væsentligt at have styr på. Nedenfor kan I se, hvordan det som regel vil være mest hensigtsmæssigt at skride frem. Husk i øvrigt, at vi på sekretariatet er eksperter i at etablere frivillige aktiviteter, så I er altid velkomne til at trække på os, når I vil starte noget nyt op. Det gælder både, hvis det er mindre aktiviteter, og hvis det er større projekter, der skal fundraises til. 

Etablering eller genetablering af en aktivitet:

  • Afklaring af de ansvarlige for etableringen
  • Beskrivelse af aktiviteten til frivillige og samarbejdspartnere
  • Afklaring af hvilke frivillige der er brug for
  • Aftaler med relevante samarbejdspartnere
  • Rekruttering
  • Introduktionsmøde for nye frivillige
  • Fordeling af opgaverne i den ny frivilliggruppe
  • Valg af aktivitetsansvarlig
  • Videreudvikling af aktiviteten i den ny frivilliggruppe

Nogle gange fungerer det mindre godt i én af de eksisterende aktiviteter. Så kan de være, at bestyrelsen må mere på banen for at sikre, at det kan komme til at køre igen. Der er måske brug for at finde en ny aktivitetsansvarlig, hjælpe med at rekruttere nye frivillige, eller med at gentænke, hvordan aktiviteten skal fungere. Under alle omstændigheder er det en god idé med jævne mellemrum at gøre status, tænke over om man gør tingene på den mest hensigtsmæssige måde og måske få friske kræfter ind i projektet. Det anbefaler vi, at enten den aktivitetsansvarlige eller kontaktpersonen i bestyrelsen tager initiativ til ca. en gang om året.

Både når det handler om at etablere nye aktiviteter, eller om at få kriseramte aktiviteter på ret køl, er det vigtigt at have en klar plan for, hvordan man vil skride frem. Før man f.eks. går ud og rekrutterer nye frivillige, er det afgørende at man er klar på, hvordan aktiviteten skal kommunikeres, hvilke frivillige man vil have fat i, at man har snakket med relevante samarbejdspartnere osv. Ellers kan det let blive forvirrende, hvad det hele går ud på, når man skal introducere nye frivillige til det. Derfor er der brug for, at der er nogen der tager ansvar i (gen)etableringsfasen. Men det betyder ikke, at det er de samme, der skal have ansvaret, når aktiviteten er oppe at køre. Når de nye frivillige er blevet en del af projektet, skal de have mulighed for at præge det og tage ansvar.


Løbende styring af aktiviteterne

Den løbende styring af aktiviteterne står de aktivitetsansvarlige (tovholderne eller koordinatorerne) for. Det betyder, at de er ansvarlige for, at der er frivillige nok, at alle ved hvad deres opgave er, og at rammerne er i orden. En helt central opgave er at sikre at aktiviteten reelt når målgruppen (f.eks. unge flygtninge). En forudsætning for det er ofte en god kontakt til de samarbejdspartnere, der skal formidle vores tilbud til dem.

Den(de) aktivitetsanvarliges opgaver:

  • Fordeling af opgaver i gruppen
  • Afholdelse af planlægningsmøder
  • Intern kommunikation (mail, facebook)
  • Introduktion af nye frivillige
  • Rekruttering efter behov
  • Kontakt til aktivitetens målgruppe
  • Kontakt til samarbejdspartnere
  • Kontakt til bestyrelsen

I mange tilfælde er det en god idé, at to deles om  tovholder- eller koordinatoransvaret. Men det er i så fald vigtigt at have en klar aftale om, hvem der gør hvad. En oplagt fordeling er, at én står for at organisere gruppen og have kontakt til samarbejdspartnere mm., mens en anden står for at introducere nye frivillige og rekruttere flere, når der er brug for det.

I de fleste aktiviteter er gruppen lille nok til, at mange beslutninger kan tages i fællesskab af hele gruppen. Hvis man sørger for med jævne mellemrum at holde planlægningsmøder for hele gruppen, har alle frivillige mulighed for at komme med deres bidrag. Der kan opstå idéer til nye tiltag og nye frivillige kan få mulighed for at påtage sig mere ansvar. Selv om der er en eller to, der har det overordnede ansvar, kan der sagtens være flere, der tager ansvar for konkrete opgaver. Det bliver gruppen kun stærkere af og arbejdet mere frugtbart.